Proces rekrutacji składa się z wielu etapów, a na każdy z nich – wiele pojedynczych, większych i mniejszych kroków. Angażuje wiele godzin pracy co najmniej kilku osób; im większa firma, tym więcej. Można jednak go znacznie uprościć, wprowadzając do świata rekrutacji automatyzację – przy pomocy systemu do rekrutacji ATS.
System ATS – elektroniczny asystent całego zespołu rekrutacyjnego
ATS bywa nazywany również po prostu „platformą rekrutacyjną” albo systemem rekrutacyjnym – już samo to sugeruje, że w ogromnym stopniu wpływa na jej przebieg. Oczywiście pozytywnie! Do tych określeń można dodać jeszcze jedno, naszym zdaniem najbardziej trafne: elektroniczny asystent rekrutacyjny. Program ATS, jak np. propozycja Elevato Software, nie tylko wspiera, ale wręcz wyręcza zespół rekrutacyjny w wielu powtarzalnych, żmudnych czynnościach. Co prawda nie parzy kawy, ale poza tym – w roli asystenta sprawdza się doskonale! Można nawet powiedzieć, że w pewien sposób nawiązuje kontakt z kandydatami, co objaśnimy w dalszej części tekstu.
Możliwości, które daje system rekrutacji
ATS to system rekrutacji, który przede wszystkim umożliwia jej przeprowadzenie od A do Z w jednym miejscu. W jakich obszarach rekrutacji sprawdza się wykorzystanie tej platformy?
- Poszukiwanie pracowników: ogłoszenie o pracę
Projektowanie, publikowanie i zarządzanie wszystkimi ogłoszeniami dostępnymi na różnych platformach (w tym w zakładce Kariera na firmowej stronie internetowej) jest możliwe z jednego miejsca. Bez względu na to, na ilu różnych portalach zostało opublikowane ogłoszenie, rekruter może je edytować, podbijać, opłacać i obserwować z poziomu systemu ATS.
- Baza CV
Przechowywanie aplikacji pochodzących z różnych źródeł bywa naprawdę uciążliwe. Dokumenty się gubią, mieszają, nie wiadomo, kto pojawił się z „pracuj’a”, kto z „olx’a”, a kogo polecił inny pracownik. W systemie rekrutacji ATS możliwe jest wygodne grupowanie aplikacji, ich etykietowanie i nawet komentowanie – a przede wszystkim wszystkie spływają w to samo miejsce.
- Selekcja kandydatów – ATS dają możliwość wprowadzenia jednakowych formularzy rekrutacyjnych dla każdego kandydata. Dzięki nim znika ryzyko, że zainteresowani pracą zapomną wprowadzić w CV klauzulę o przetwarzaniu danych osobowych czy nie wskażą istotnych informacji. Przede wszystkim jednak, na podstawie odpowiedzi udzielonych w formularzu, rekruter może łatwo wyłonić najlepsze osoby.
- Wygodne raportowanie – ręczne wprowadzanie danych, ich wyszukiwanie i obliczanie; słowem: godziny spędzone przed Excelem z systemami rekrutacyjnymi odchodzą w zapomnienie. Wygenerowanie raportu staje się możliwe przy pomocy kilku kliknięć; czy to dotyczących zaangażowania poszczególnych rekruterów w cały proces, czy efektywności danych platform rekrutacyjnych, czy skuteczności prowadzenia rekrutacji w danym okresie.
- Skuteczna komunikacja – zarówno między działami, jak i z kandydatami. Każdy członek zespołu rekrutacyjnego zyska dostęp do tożsamych danych, możliwość pozostawiania notatek po spotkaniach lub dotyczących swojego pierwszego wrażenia po zapoznaniu się z aplikacją – a także oceniania CV, zaznaczania planowanych spotkań oraz wysyłaniu spersonalizowanych wiadomości SMS i mailowych.
Wybór najlepszego systemu ATS w Polsce
Poszukiwanie idealnej platformy warto zacząć od określenia swoich potrzeb: zarówno firmy, jak i konkretnych osób tworzących zespół rekrutacyjny. Na ich podstawie wyłonicie podstawowe funkcje, które z całą pewnością powinien mieć system rekrutacyjny i te dodatkowe, które „super, gdyby również były”. Z listą potrzeb i marzeń warto przetestować co najmniej kilka różnych systemów – dzięki temu zespół będzie mógł sprawdzić, o ile jego funkcjonalność odpowiada mu w praktyce. Warto poświęcić na ten proces trochę czasu; tak, by naprawdę dokładnie porównać możliwości poszczególnych platform. Im lepiej będą dopasowane do waszej firmy, tym bardziej pomogą jej w codziennej pracy!
