Jak wykorzystać system ATS w rekrutacji?

Proces rekrutacji składa się z wielu etapów, a na każdy z nich wiele pojedynczych, większych i mniejszych kroków. Angażuje wiele godzin pracy co najmniej kilku osób; im większa firma, tym więcej. Można jednak go znacznie uprościć, wprowadzając do świata rekrutacji automatyzację przy pomocy systemu do rekrutacji ATS.

System ATS elektroniczny asystent całego zespołu rekrutacyjnego

ATS bywa nazywany również po prostu platformą rekrutacyjną” albo systemem rekrutacyjnym już samo to sugeruje, że w ogromnym stopniu wpływa na jej przebieg. Oczywiście pozytywnie! Do tych określeń można dodać jeszcze jedno, naszym zdaniem najbardziej trafne: elektroniczny asystent rekrutacyjny. Program ATS, jak np. propozycja Elevato Software, nie tylko wspiera, ale wręcz wyręcza zespół rekrutacyjny w wielu powtarzalnych, żmudnych czynnościach. Co prawda nie parzy kawy, ale poza tym w roli asystenta sprawdza się doskonale! Można nawet powiedzieć, że w pewien sposób nawiązuje kontakt z kandydatami, co objaśnimy w dalszej części tekstu.

Możliwości, które daje system rekrutacji

ATS to system rekrutacji, który przede wszystkim umożliwia jej przeprowadzenie od A do Z w jednym miejscu. W jakich obszarach rekrutacji sprawdza się wykorzystanie tej platformy?

• Poszukiwanie pracowników: ogłoszenie o pracę

Projektowanie, publikowanie i zarządzanie wszystkimi ogłoszeniami dostępnymi na różnych platformach (w tym w zakładce Kariera na firmowej stronie internetowej) jest możliwe z jednego miejsca. Bez względu na to, na ilu różnych portalach zostało opublikowane ogłoszenie, rekruter może je edytować, podbijać, opłacać i obserwować z poziomu systemu ATS.

Przechowywanie aplikacji pochodzących z różnych źródeł bywa naprawdę uciążliwe. Dokumenty się gubią, mieszają, nie wiadomo, kto pojawił się z pracuj’a”, kto z olx’a”, a kogo polecił inny pracownik. W systemie rekrutacji ATS możliwe jest wygodne grupowanie aplikacji, ich etykietowanie i nawet komentowanie a przede wszystkim wszystkie spływają w to samo miejsce.

• Selekcja kandydatów ATS dają możliwość wprowadzenia jednakowych formularzy rekrutacyjnych dla każdego kandydata. Dzięki nim znika ryzyko, że zainteresowani pracą zapomną wprowadzić w CV klauzulę o przetwarzaniu danych osobowych czy nie wskażą istotnych informacji. Przede wszystkim jednak, na podstawie odpowiedzi udzielonych w formularzu, rekruter może łatwo wyłonić najlepsze osoby.

• Wygodne raportowanie ręczne wprowadzanie danych, ich wyszukiwanie i obliczanie; słowem: godziny spędzone przed Excelem z systemami rekrutacyjnymi odchodzą w zapomnienie. Wygenerowanie raportu staje się możliwe przy pomocy kilku kliknięć; czy to dotyczących zaangażowania poszczególnych rekruterów w cały proces, czy efektywności danych platform rekrutacyjnych, czy skuteczności prowadzenia rekrutacji w danym okresie.

• Skuteczna komunikacja zarówno między działami, jak i z kandydatami. Każdy członek zespołu rekrutacyjnego zyska dostęp do tożsamych danych, możliwość pozostawiania notatek po spotkaniach lub dotyczących swojego pierwszego wrażenia po zapoznaniu się z aplikacją a także oceniania CV, zaznaczania planowanych spotkań oraz wysyłaniu spersonalizowanych wiadomości SMS i mailowych.

Wybór najlepszego systemu ATS w Polsce

Poszukiwanie idealnej platformy warto zacząć od określenia swoich potrzeb: zarówno firmy, jak i konkretnych osób tworzących zespół rekrutacyjny. Na ich podstawie wyłonicie podstawowe funkcje, które z całą pewnością powinien mieć system rekrutacyjny i te dodatkowe, które super, gdyby również były”. Z listą potrzeb i marzeń warto przetestować co najmniej kilka różnych systemów dzięki temu zespół będzie mógł sprawdzić, o ile jego funkcjonalność odpowiada mu w praktyce. Warto poświęcić na ten proces trochę czasu; tak, by naprawdę dokładnie porównać możliwości poszczególnych platform. Im lepiej będą dopasowane do waszej firmy, tym bardziej pomogą jej w codziennej pracy!